Bei öffentlichen Reinigungsausschreibungen entscheidet überraschend oft nicht der Preis, sondern die Form. Ein einziger fehlender oder abgelaufener Eignungsnachweis genügt, damit Ihr Angebot ausgeschlossen wird, bevor es überhaupt gewertet wird. Schätzungen zufolge scheitert mehr als jedes fünfte Angebot an genau solchen formalen Gründen. Dieser Ratgeber zeigt, welche Eignungsnachweise in der Gebäudereinigung typischerweise verlangt werden und worauf Sie achten müssen, um den Ausschluss zu vermeiden.
Was bedeutet „Eignung" im Vergaberecht?
Die Vergabestelle darf einen Auftrag nur an Bieter vergeben, die geeignet sind. Nach § 122 GWB umfasst das drei Dimensionen: Fachkunde (haben Sie das Know-how?), Leistungsfähigkeit (haben Sie Personal, Technik und wirtschaftliche Substanz?) und Zuverlässigkeit (zahlen Sie Steuern, Sozialabgaben und Tariflohn, liegen keine Ausschlussgründe vor?). Für jede dieser Dimensionen fordert die Ausschreibung bestimmte Nachweise oder Eigenerklärungen.
Wichtig: Maßgeblich ist immer der konkrete Text der Vergabeunterlagen. Die folgende Liste nennt die in der Gebäudereinigung üblichen Nachweise — was genau gefordert ist, steht in der jeweiligen Bewerbungsbedingung bzw. im Eignungsleitfaden des Auftrags.
Checkliste: typische Eignungsnachweise in der Gebäudereinigung
- Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB) — fast immer gefordert, oft über das Formblatt der Vergabestelle oder die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE).
- Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt, Krankenkasse/Sozialversicherungsträger und Berufsgenossenschaft (in der Gebäudereinigung die BG BAU). Achtung: Diese haben eine Gültigkeitsdauer — häufig „nicht älter als drei Monate".
- Gewerbeanmeldung bzw. Handelsregisterauszug als Nachweis der ordnungsgemäßen Eintragung.
- Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung — meist mit geforderten Mindestdeckungssummen für Personen- und Sachschäden.
- Referenzen über vergleichbare Reinigungsleistungen (Objektart, Fläche, Zeitraum, Auftraggeber) — bei öffentlichen Gebäuden, Schulen oder Verwaltungen besonders überzeugend.
- Tariftreue- und Mindestlohnerklärung: Verpflichtung, mindestens den allgemeinverbindlichen Mindestlohn des Gebäudereiniger-Handwerks bzw. den einschlägigen Tariflohn sowie die landesrechtlichen Tariftreuevorgaben einzuhalten.
- Angaben zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit wie Jahresumsatz der letzten Geschäftsjahre.
- Personal- und Kapazitätsnachweise: Beschäftigtenzahl, Qualifikation der Objektleitung, Verfügbarkeit für mehrere Objekte oder Lose.
- Qualitätsmanagement (z. B. ISO 9001) — nicht immer Pflicht, aber häufig wertungsrelevant.
- Stundenverrechnungssatz / Auskömmlichkeit: Viele Vergabestellen verlangen die Darstellung eines auskömmlichen Stundenverrechnungssatzes, teils nach einem festen Kalkulationsschema und mit einer Mindestmarge über dem Tariflohn.
Die häufigsten Ausschlussgründe — und wie Sie sie vermeiden
- Nachweis fehlt oder ist abgelaufen. Halten Sie Unbedenklichkeitsbescheinigungen aktuell und beantragen Sie sie rechtzeitig vor jeder Angebotsabgabe neu.
- Frist verpasst. Neben der Angebotsfrist gibt es oft separate Fristen für eine Pflicht-Objektbegehung oder Bieterfragen. Wer die Begehung verpasst, wird für das betroffene Los ausgeschlossen.
- Eigenerklärung statt geforderter Originalnachweis. Manche Stellen akzeptieren zunächst Eigenerklärungen und fordern Originale erst vom Bestbieter nach — andere verlangen sie sofort. Lesen Sie genau.
- Unvollständige Tariftreue-/Mindestlohnangaben. Achten Sie auf das jeweilige Landes-Tariftreuegesetz und beziehen Sie Nachunternehmer ausdrücklich ein.
- Unauskömmlicher Preis. Liegt der Stundenverrechnungssatz unter der geforderten Schwelle, droht der Ausschluss wegen unangemessen niedrigen Angebots.
Praktischer Tipp
Legen Sie sich eine aktuelle Nachweismappe an, die Sie für jede Ausschreibung nur noch zusammenstellen statt neu zu beschaffen — und gleichen Sie sie vor jeder Abgabe gegen die konkrete Eignungsanforderung ab. Genau diesen Abgleich automatisiert Eignungslotse: Das Tool liest die geforderten Nachweise aus der Ausschreibung, prüft sie gegen Ihr Firmenprofil und markiert, was zum Ausschluss fehlt — bevor Sie Stunden in ein Angebot stecken.